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医院科研经费管理的主要问题及实践对策

年来,医学研究投入不断增加,科研经费来源日趋多样化,其管理和使用存在的问题越来越突出[1]。科研经费管理是医院科研管理的重要环节并在整个医院管理中占据着重要的地位,如何进一步规范科研经费使用和管理是各大医院的重要工作。本文总结了医院科研经费管理存在的主要问题,并结合某三甲儿童医院的实际情况,科研部门联合财务部门引进信息化管理系统以解决管理过程中的问题,并对其效果进行讨论。

1医院科研经费管理存在的主要问题

1.1预算编制不合理,难以控制其准确度 科学合理的制定预算是项目正常开展的第一步,如何保证预算编制合理成为项目组及管理部门的一大难题。在编制预算时往往只有项目负责人或项目组成员参与,科研部或财务部并未参与,造成预算评审评估不够严肃、专业[2]。项目负责人对其研究的内容了如指掌,但对预算编制遵循哪些专项经费管理办法和财务管理的规章制度并不熟悉[3]。由于缺乏合理编制预算的意识,编制出的预算简单、笼统、缺乏科学依据,最终可能导致项目经费高比例的结余或严重不足,从而影响项目的完成或经费使用效率[4]。

当前,我国有关部门出台相关项目经费管理办法及编制预算说明,如上海市科学技术委员会于2013年11月发布的《关于印发<上海市科研计划专项经费管理办法>的通知》沪财教[2013]67号文件,其中附件要求项目组编制时细化经费预算并准确编制预算内容。但实际编制预算过程中,项目负责人和项目组成员未按照相关项目经费管理办法及编制预算说明的要求合理编制预算。由于专业的限制,以及科研项目的不确定性,给编制准确科研项目带来了较大的困难,会导致出现经费预算内容与预算科目不符以及超出相关规定的费用标准,造成项目经费执行差、财务审计不过关等问题[5]。

1.2科研经费使用不规范,缺乏监督反馈机制 由于医院科研项目管理大多实行"项目负责人制",项目负责人负责项目的立项、经费使用、项目验收、财务审计等的管理[5]。据了解,目前,仍有部分研究人员认为科研经费是自己争取得到的,其所有权归项目组所有[6]。一般医院为鼓励医务人员开展科研工作,某些类别的项目按照一定比例给予配套资金,这些资金也由项目组自由分配,其中还有科研人员认为这笔资金由我支配,几乎成为其私人资产[7]。这些都会造成科研经费使用不规范,比较随意。如现金业务支出占的比例较高,专家咨询费、研究生劳务费、以劳务支出的调研及病例收集费等等,甚至包含了个人的市内交通费、招待费等。

当然,科研部门、财务部门和项目负责人之间缺乏有效的监督和反馈机制,也会造成一部分项目实际支出与经费预算不相符,造成科研经费使用不规范,给科研项目验收和审计工作带来很大的麻烦[8]。现阶段,科研部门缺乏对经费使用情况的跟踪与有效管理,财务部门缺乏对科研进展情况的整体把握,所做的只是简单的会计报销工作,难以形成对科研经费使用的有效监督。

1.3科研经费核算不规范,结题不结账现象严重 旧的《医院会计制度》和《医院财务制度》对科研会计核算未作明确规定,从而造成医院科研经费会计核算口径不一,有些医院放在"往来科目"中核算,有些医院放在"基金"中核算,还有些医院放在"往来科目"中核算等等[6]。随着2012年1月1日新的《医院会计制度》正式施行,虽然新的《医院会计制度》新增了"科教项目收入"科目,并在"科教项目收入"科目下设了"科研项目收入、教学项目收入"两个明细科目,在一定程度上统一了会计核算口径,提高核算准确性[7]。走访某三级医院得知,科研经费的明细核算是按照项目负责人设置,再细化至项目本身,做到科研经费"专款专用,单独核算"。但是,实际核算时不规范且过于简单,不能细化到科研经费支出所涉及到的设备、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、国际合作交流、会议费、劳务费、间接经费等,导致经费决算时各项收入归口不明晰,无法通过财务信息对科研经费收支结构的合理性做出评价,不易发现经费支出中存在的问题[9]。

一直以来科研项目结题,但却没有按规定结账,"结题不结账"造成了大量科研经费结余。有些医院对科研结余经费的处理态度较为宽松,一是可能由课题研究负责人决定剩余经费的用途;二是作为医院科研基金的一部分,被继续用于医院的科研活动[10]。也有些医院管理部门对结题管理不够重视,一是财务部门因为没有参与科研项目的前期、中期及后期管理工作,对科研项目信息缺少了解,二是科研管理部门也没有及时提供各个科研项目的相关情况,两部门之间缺乏有效的沟通,财务部门对于科研经费的使用只是按照常规进行支出报销,可能在科研项目已经结题,财务账面仍有余额,形成科研经费结余[11]。大多数课题都存在课题结题后不及时结转剩余经费的情况,课题长期闲置或用做其他与原本科研课题无关的研究费用支出,也有一些项目负责人是研究生导师,课题虽然结题,但由于需要经费继续研究生带教,为保证账面有足够的经费,故而不急于经费的结转[9]。结题不结账使得课题中的许多固定资产未能得到清理,结余资金未能进行分配,使得有限的资金和固定资产不能发挥应有的作用[7]。

2实践与对策

针对各个医院科研经费管理现状结合某三甲儿童医院现状存在的问题,该医院科研部门联合财务部门及信息部门引进科研管理系统(简称电子报销系统)解决该医院的科研经费管理过程中存在的问题,以规范科研经费报销、实时动态监测为目的,加强科研经费管理,提高科研项目验收和财务审计的通过率,使得科研经费充分利用并发挥最大的作用。

2.1加强科研部门与财务部门的交流,合理编制经费预算和及时结题结账 经了解,引进电子报销系统前,科研部门和财务部门对科研经费管理的全部过程进行仔细的整理,包括预算编制、科研经费的报销、验收与审计等的过程整理。科研部门致力于科研经费的管理,通过与财务部门的多次交流,财务部门不仅仅可以参与到科研项目经费预算的编制,也可以及时的了解项目的相关信息,并及时反馈项目经费的使用是否规范。

从项目申请开始,项目负责人及项目组成员首先编制经费预算,科研部门依照相关项目经费的管理办法及预算编制说明反馈预算调整意见至项目负责人,修改后交至财务部审核是否符合相关规定,例如:《因公临时出国经费管理办法》(财行[2013]516号)、《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行[2014]35号)、《上海市市级机关差旅费管理办法》(沪财行[2014]9号)、《上海市市级机关会议费管理办法》(沪财行[2014]14号)等。考虑到科研活动的不确定性,留有弹性空间的预算也是有必要的。经费预算就可以由固定性预算与非固定性预算组成。这样,经费执行过程中,原先未预计到的支出就可计人不可预见费。项目立项后,批复的预算经费录入电子报销系统,暂不可更改。一旦预算需要更改,根据经费管理办法的要求,可在一定范围调整预算,科研部门和财务部门经讨论并上交医院院务会讨论,通过后方可调整预算,电子报销系统提供修改预算的功能,确定最终经费预算。因此,医院科研部门、财务部门、项目负责人不但要做好本职能范围内的工作,还要加强联系,密切配合,共同做好科研经费的编制预算管理工作[12]。

科研部门掌握各个项目的研究进展,通过电子报销系统,可提示即将结题的全部科研项目的列表。科研部门既可以提醒项目负责人尽快使用全部经费,也可以将列表发给财务部门相关人员,在结题后做好结账工作。在过去很长的一段时间里,某三家儿童医院财务存在结题不结账的情况,例如有些离职、退休、过世的医院科研人员的科研经费仍存在医院财务账目中等。为了更好地做好结题及时结账的工作,必须加强科研部门和财务部门的联络,按照医院财务制度严格执行。

2.2规范科研经费报销流程,完善科研经费管理办法 某三甲儿童医院首次结合信息管理系统进行科研经费报销,实现报销登记、报销审核均在系统进行,突破原有财务审核流程,形成一套具有某医院院科研和财务管理特色的科研经费报销流程。

新的科研经费报销流程较之前的流程最大不同之处,在于规范使用科研管理系统。它也成为了整个科研经费报销流程最重要的一个环节。

新的科研经费报销流程在每一个环节都是由上至下,若有一处审核出现问题,必须重新报销。严格按照新的科研经费报销流程执行有利于科研人员提升科研经费管理思维,有利于科研管理人员加强科研经费管理、提高工作效率,有利于财务管理人员加强财务审核管理,提高报销一次成功率。

但是,目前该医院现行的是原有的科研经费管理办法,已不能适应当前的科研经费管理现状,不能满足现有的需求。该医院之前推行科研项目经费实行专款专用与项目负责人制原则,以《科研经费使用手册》为报销手段,通过科研部门、分管院长、院长以及财务部门对支出报销的签字和审核,缺乏电子报销系统与《科研经费使用手册》结合的具有规范性的报销流程规定。当然,医院要针对当前科研经费使用和管理中出现的问题,根据国家有关规定并结合医院实际情况完善科研经费管理办法。只有建立一套完善的、可行的科研经费管理办法,才能使医院的科研经费管理有法可依、有章可循[6]。从长远的角度上,规范报销流程、是非常有必要的,对推动科研经费管理、实践科研经费管理,有非常重要的意义。

2.3规范使用科研经费,建立动态监管机制 在科研部门、财务部门和课题组(负责人)之间建立电子报销系统,科研部门录入项目经费预算,财务部门添加新增到款经费,科研部门及时将到款经费一一对应到项目中。科研部门首先可审查支出报销材料是否齐全、合理,还可通过电子报销系统随时查看预算经费的实时使用情况,对于已出现的或可能出现的问题,积极采取相应的措施;财务部门可以通过最终环节的审核,严格遵照财务制度,把控报销质量,若报销环节出现问题财务部门具有一票否决权,退回重新报销。项目负责人或项目组成员可以通过查询在系统上查看某一项目科研经费使用情况和结余情况,做到心中有数。既然动态监管是本系统最有特色的,从科研经费开始使用到结题,无论是科研人员还是科研和财务部门,此系统可以使科研经费的管理更加科学化、透明化和高效化,减少科研管理人员与财务人员的工作量,加强课题负责人的科学使用科研经费意识,有利于提高科研经费的使用效率,有利于控制科研经费的使用范围,也有利于上级科研管理部门的检查和审计[13]。

因此,建立科研部门-科研人员-财务部门为一体的动态监管机制是该医院科研经费管理的趋势所向。动态监管机制主要分为两个部分,使用经费监管和结题审计监管部分。第一部分是使用经费监管,就是对科研经费使用的合理性的管理。科研人员不得超出预算范围开支经费,也不得提前预支经费,不得支出科目与预算科目不符。经了解系统可以做到百分之百保证项目负责人合理使用经费。第二部分是结题审计监管,就是项目经费决算及经费使用进度的监管。科研人员可查询支出明细,财务管理人员可直接提供经费决算表,以便用于项目年度考核、中期考核、财务验收、财务审计等情况。在整个经费使用过程中,有效的动态实时监管可以查找系统自身存在的问题并解决问题,可以查找出科研管理人员的工作差错并及时更正,可以查找出科研人员报销时遇到的操作问题并咨询解决问题,也可以满足财务的所有需求。

3讨论

伴随着我国医疗事业的蓬勃发展、医院改革的不断深化,医院科研经费管理的模式逐步专业化和精细化,对医院科研经费的管理工作提出了更高的要求[4]。某三甲儿童医院首次引进电子报销系统,系统运行良好、效果显著,获得项目负责人、科研部门人员和财务部门人员的一致好评。该系统可以督导项目负责人科学的管理科研经费,项目负责人可以实时了解经费使用进度,通过项目序时进度调整经费使用进度,也可帮助其顺利通过财务验收及审计等上级检查。该系统也可以协助科研部门和财务部门进行科研经费管理,科研部门和财务部门可以动态监管经费使用情况和项目进展情况,可提醒项目组调整经费使用进度和项目结题做好验收工作。


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